Правила етикету, які проявляються в конкретних формах поведінки, вказують на єдність двох його сторін: морально – етичної і естетичної. Перша сторона виражає моральні норми; запобігливої турботи, поваги, захисту і т.д. Друга сторона – естетична – свідчить про красу, витонченість форм поведінки. Сучасне ділове життя неможливо уявити без телефону. Завдяки йому багаторазово підвищується оперативність рішень багатьох проблем і питань, немає необхідності писати листи, телеграми, а також здійснювати поїздки в інші установи, міста для вияснення обставин якоїсь справи. У наш час телефон — не лише один із найефективніших засобів зв'язку, а й спосіб налагодження офіційних ділових контактів між установами, спосіб підтримання приватних стосунків між людьми. По телефону здійснюються переговори, домовляються про важливі ділові зустрічі, вирішують численні оперативні питання, що виникають у ході управлінської діяльності, надають консультації, звертаються із проханнями, запрошеннями, висловлюють подяки, вибачення.
Знання і виконання Правил мобільного етикету — це ознака вихованості та високої культури спілкування абонента.
Якщо телефонуєте ви:
· насамперед привітайтеся, назвіть організацію, яку ви представляєте, а також своє прізвище, ім'я та по батькові. Зазвичай перші слова телефонної розмови сприймаються погано, а тому називайте своє прізвище та ім'я останнім — принаймні це буде почуто;
· якщо телефонуєте в установу чи незнайомій людині, слід запитати прізвище, ім'я та по батькові свого співрозмовника. Можете також повідомити, з ким саме ви хотіли б поговорити;
· якщо телефонуєте у важливій справі, запитайте спочатку, чи є у вашого співрозмовника достатньо часу для бесіди;
· попередньо напишіть перелік питань, котрі необхідно з'ясувати, і тримайте цей перелік перед очима упродовж усієї бесіди;
· не закінчуйте розмову першим: завжди закінчує розмову той, хто телефонує. Завершуючи розмову, неодмінно попрощайтеся, нетактовно класти слухавку, не дочекавшись останніх слів вашого співрозмовника;
· у разі досягнення важливих домовленостей згодом надішліть підтвердження листом або факсовим повідомленням.
Якщо телефонують вам:
· спробуйте якомога швидше зняти трубку й назвіть організацію, яку ви представляєте;
· у разі потреби занотуйте ім'я, прізвище та контактний телефон співрозмовника;
· розмовляйте тактовно, ввічливо: демонструйте розуміння сутності проблем того, хто телефонує;
· не кладіть несподівано трубку, навіть якщо розмова є нецікавою, нудною та надто тривалою для вас.
Не варто телефонувати в особистих справах зі службового телефону, а в службових справах недоречно телефонувати додому тій особі, котра має їх виконати (розв'язати). У разі, якщо вам телефонують на роботу в особистих справах, відповідайте, що ви неодмінно зателефонуєте після роботи.
І насамкінець, не зловживайте займенником я, адже ваша розмова — діалог, а не монолог.
Перед тим, як подзвонити кому-небудь пам’ятайте, що тривалість телефонних дзвінків негативно впливає на нервову систему, непотрібні телефонні розмови порушують робочий ритм, мішають вирішенню важливих питань, вимагають глибокого аналізу.
телефонна розмова — один із різновидів усного мовлення, що характеризується специфічними ознаками, зумовленими екстрамовними причинами:
· співрозмовники не бачать один одного й не можуть скористатися невербальними засобами спілкування, тобто передати інформацію за допомогою міміки, жестів, відповідного виразу обличчя, сигналів очима тощо (відсутність візуального контакту між співрозмовниками);
· обмеженість у часі (телефонна бесіда не може бути надто тривалою);
· наявність технічних перешкод (втручання сторонніх абонентів, погана чутність).
Основою успішної телефонної розмови є компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, бажання швидко і ефективно вирішити проблему або надати допомогу для її вирішення. Важливо щоб службова телефонна розмова велася у спокійному тоні і викликала позитивні емоції.
Ефективність телефонної розмови залежить від емоційного стану людини, від настрою. Під час розмови потрібно вміти зацікавити співрозмовника своєю справою. Тут вам допоможе правильне використання методів переконання. Це можна зробити за допомогою інформації, голосу. Потрібно тільки звертати увагу на ці “дрібниці” під час телефонної розмови.
Самому ж потрібно говорити рівно, стримано, стримувати свої емоції, старатися не перебивати співрозмовника. Якщо ваш співрозмовник проявляє схильність до суперечок, виказує несправедливі звинувачення, то наберіться терпіння і не відповідайте йому тим самим, частково признайте його правоту, намагайтесь зрозуміти мотиви його поведінки. Намагайтесь коротко і ясно викладати свої аргументи. В телефонній розмові краще не використовувати професійних виразів, які можуть бути незрозумілі співрозмовнику.
Зробимо крок до цивілізованого спілкування!
Потрібно дотримуватися рекомендацій, які допоможуть гармонійно поєднувати особисту свободу абонента та повагу до інтересів оточуючих:
· Намагайтеся вимикати мобільний телефон там, де є застереження «Будь ласка, вимкніть Ваш мобільний телефон» — наприклад, у літаках чи у медичних закладах.
· Пам’ятайте, що треба переводити свій мобільний телефон у режим «без звуку» або користуватися послугою «Голосова пошта» у театрах, музеях, на виставках, у кінотеатрах. Ваш мобільний телефон не порушить дійство несподіваним гучним сигналом (рінгтоном).
· Оберіть такі рінгтони, які будуть приємні Вам, і в той же час не турбуватимуть оточуючих.
· Установіть мінімальну гучність сигналу мобільного телефону коли Ви відпочиваєте разом з іншими людьми — наприклад, у ресторані чи кафе.
· Сідаючи за кермо, вимкніть гучність телефону і не відволікайтеся на дзвінки та телефонні розмови — це робить поїздку безпечнішою.
· Пам’ятайте про переведення Вашого мобільного телефону у режим «без звуку» або використовуйте послугу «Голосова пошта» на ділових зустрічах та переговорах, якщо немає інших домовленостей.
· Якщо під час вистави або в бібліотеці Вам терміново необхідно написати текстове повідомлення, вимкніть сигнали клавіатури.
· Знаходячись в офісі, не забувайте брати з собою мобільний телефон, навіть коли ненадовго залишаєте своє робоче місце.
· У громадських місцях: магазинах, транспорті, ліфті тощо намагайтеся розмовляти по мобільному телефону максимально тихо та коротко, щоб не заважати оточуючим своїми розмовами.
· Перебуваючи в бібліотеці, переведіть Ваш мобільний телефон у режим «без звуку», а при необхідності відповісти на дзвінок розмовляйте неголосно і по суті справи.
· Уникайте встановлення таких рінгтонів на свій мобільний телефон, які можуть образити чи збентежити оточуючих (нецензурні вислови, грубі вирази та неприємні звуки).
· Некоректно використовувати чужі мобільні телефони в своїх цілях та повідомляти їх мобільні номери третім особам без дозволу.
· Тестування власного телефону на рівень гучності рінгтонів краще здійснювати вдома, а не в громадських місцях.
· Фотографуючи або знімаючи відео на свій мобільний, поважайте приватне життя інших людей. Запитайте дозволу, перш ніж когось фотографувати або знімати.
· Більшість сучасних моделей телефонів можуть фіксувати номера, з яких був зроблений виклик, і повідомляти своїх власників про пропущені дзвінки. Якщо Вам не відповіли негайно, не треба повторювати виклик — наберіться терпіння й чекайте, коли Ваш абонент зможе передзвонити Вам.
· Небажано дзвонити людині по робочих питаннях на мобільний телефон у його вільний час, а саме до початку й після завершення офіційного робочого дня, а також на вихідні й свята. На особисті дзвінки також існують обмеження з 9 ранку до 22 вечора. Якщо все ж необхідно порушити ці правила й подзвонити, краще вибачитися та запитати про можливість говорити з Вами, а розмовляти недовго й по суті.
· Поважайте право людини на особисте життя — не читайте текстові повідомлення й не переглядайте список дзвінків у чужому телефоні без дозволу.
· Розкажіть про мобільний етикет друзям.